Sebuah dokumen formal yang digunakan secara umum dalam penerimaan kas adalah kwitansi namun kwitansi hanya untuk penerimaan dalam bentuk tunai. Pada operasi bisnis terdapat beberapa cara pembayaran, penerimaan tunai biasanya dengan faktur penjualan atau dengan kwitansi ada juga yang menggunakan keduanya. Bagaimana dengan pembayaran yang dilakukan dengan alat pembayaran lain seperti giro, cek , setoran tunai melalui bank, rtgs dsb serta tempo pembayaran dalam rentang waktu tertentu. Untuk hal ini perlu diciptakan suatu form yang dapat menampung semua bentuk transaksi yang bertujuan agar data tersebut dapat diolah oleh bagian akuntansi dengan mudah menjadi informasi yang diperlukan manajemen sesuai tugas bagian akuntansi, hingga informasi yang diperlukan dapat ditampilkan secara tepat guna dan tepat waktu. Untuk itu diperlukan catatan yang lebih lengkap namun kelengkapan ini sering dianggap spele sehigga pekerjaan akuntansi menjadi tugas yang menyita waktu dan pikiran serta membuat jenuh.
Apa saja yang perlu dicatat. Hal ini tergantung bentuk, besar kecilnya perusahaan dan pengaruh faktor lingkungan. Berikut adalah penerimaan menggunakan integrated Accounting System :
| Cara Pembayaran | Pilih cara pembayaran Cek/Giro/Tunai |
| Nomor Urut | Automatik |
| Tanggal | Tanggal Terima, sesuai dengan tanggal diterima/dicatat ke sistem komputer (tanggal system). Idealnya lebih kecil dari tanggal efektif namun penerimaan Kas melalui setoran tunai/rtgs umumnya diketahui kemudian sehingga tanggal akan lebih besar dari tanggal efektif |
| Rekening Yang Menerima | Rekening kas milik perusahaan (Kas/bank/surat-berharga setara kas) |
| Buyer | Nama perusahaan/perorangan yang melakukan pembayaran. Setelah user memasukan nama buyer sistem segera menampilkan List Piutang buyer tersebut. Sehingga user tinggal memilih transaksi mana yang dibayar. |
| Cek/Giro | Nomor Identifikasi Dokumen pembayaran |
| Bank | Bank Yang Menerbitkan Dokumen pembayaran |
| Tanggal Efektif | Tanggal efektif sesuai dengan yang dicantumkan pada dokumen pembayaran |
| Data Pelunasan | Adalah Tagihan yang diperoleh dengan cara memilih, dari list piutang yang ditampilkan sistem |
| Reference | Rekening yang di kredit. Bila data pelunasan dipilih dari list piutang maka sistem secara automatis memilih Piutang Dagang. Nilai Pelunasan dapat disesuaikan dengan penerimaan. Bila nilai yang diterima < Transaksi. sisanya akan dikembalikan ke list piutang |
| Keterangan | Diisi Dengan List Nomor Faktur yang Dibayar dan Nama Singkat Buyer |
| Total Pelunasan | Sama dengan Total Transaksi. Sistem Akan memberikan indikator bila terdapat perbedaan. |
| Lain-lain | Bila Jumlah diterima lebih besar dari total transaksi maka dicatat sebagai lebih Bayar |
Keterangan :
- Total Penerimaan dicatat oleh sistem ke dalam 2 bagian yaitu Total pelunasan dan Lebih Bayar. Bila ternyata bukan lebih bayar maka dilakukan koreksi melalui ayat jurnal penyesuaian.
- Bila rekening Surat berharga setara Kas tidak disediakan maka dapat langsung dicatat ke rekening bank
Beikut adalah contoh formulir elektornik, dimana pada formulir tersebut dilengkapi dengan buku piutang. Bila penerimaan kas berasa dari piutang dagang secara langsung
menunjukan transaksi yang dibayar sehingga transaksi tersebut tidak muncul lagi dalam buku piutang.
- Proses Verifikasi akan selesai bersamaan dengan pemasukan data. Print Out dari formulir ini berupa voucher penerimaan kas dan laporan penerimaan periodik. Selanjutnya tergantung kebijakan manajemen apakah voucher penerimaan kas perlu diterbitkan atau tidak. Perusahaan yang saya tangani hanya menggunakan laporan penerimaan harian dengan dilampirkan bukti penerimaan tanpa voucher penerimaan kas.
- Laporan penerimaan harian di print-out dan bersama dokumen pendukung diserahkan ke bagian akuntansi
- Bagian akuntansi tinggal memvalidasi data yang sudah tersedia pada sistem komputer dengan dokumen pendukung transaksi terkait
- Setelah melakukan validasi selanjutnya bagian akuntansi memilih menu posting untuk mencatat transaksi tersebut ke buku jurnal.
- Hanya transaksi yang telah jatuh tempo diposting ke buku besar.
- Transaksi yang telah diposting secara automatis menjadi Read Only
Tidak ada komentar:
Posting Komentar