Mencatat Pengeluaran Kas

Dalam melalukan pembayaran kita akan menerima dokumen sebagai bukti pembayaran dalam berbagai bentuk. Dokumen tersebut mempunyai nomor berdasarkan system pihak lain. Sedikit berbeda dengan menangi transaksi penerimaan kas dimana dalam menangani transaksi pembayaran :

• Perusahaan harus mengalokasi dana menggunakan skala prioritas untuk menjaga kelancaran arus pembayaran.
• Kemacetan dalam pembayaran dapat menyebabkan rusaknya kepercayaan supplier terhadap perusahaan.
• Penerbitan alat pembayaran melalui bank (cheque/giro) tanpa dana dalam hitungan beberapa kali meyebabkan bank akan menutup rekening perusahaan.
• Tidak tersedianya dana, membuat terjadinya keterbatasan sehingga memungkinkan perusahaan kehilangan kesempatan bila kesempatan tersebut datang tanpa diduga.
• Dapat terjadi pembayaran berulang untuk transaksi yang sama atau pembayaran fiktif bila lalai dalam pengawasan. Karena itu prosedur pengawasan internal terhadap pengeluaran kas mutlak dijalankan secara ketat.

Apa saja yang perlu dicatat. Hal ini tergantung bentuk, besar kecilnya perusahaan dan pengaruh faktor lingkungan. Berikut adalah pengeluaran menggunakan integrated Accounting System :

Cara Pembayaran	Pilih cara pembayaran Cek/Giro/Tunai
Nomor Urut	Automatik
Tanggal	Tanggal, sesuai dengan tanggal pembuatan/dicatat ke sistem komputer (tanggal system). Idealnya lebih kecil atau sama dari tanggal efektif
Rekening Yang Dekeluarkan	Rekening kas milik perusahaan (Kas/bank/surat-berharga setara kas)
Supplier	Nama perusahaan/perorangan yang menerima pembayaran. Setelah user memasukan nama supplier sistem segera menampilkan List utang supplier tersebut. Sehingga user tinggal memilih transaksi mana yang dibayar.
Cek/Giro	Nomor Identifikasi Dokumen pembayaran
Bank	Bank Yang Menerbitkan Dokumen pembayaran
Tanggal Efektif	Tanggal efektif sesuai dengan yang kebijakan perusahaan dan akan dicantumkan pada dokumen pembayaran
Data Pelunasan	Adalah Utang yang diperoleh dengan cara memilih, dari list utang yang ditampilkan sistem
Reference	Rekening yang di Debit. Bila data pelunasan dipilih dari list utang maka sistem secara automatis memilih utang Dagang. Nilai Pelunasan dapat disesuaikan dengan pengeluaran. Bila nilai yang keluarkan < Transaksi. sisanya akan dikembalikan ke list utang
Keterangan	Diisi Dengan List Nomor Bukti transaksi bisanya digunakan nomor penerimaan barang/jasa yang Dibayar dan Nama Singkat supplier
Total Pelunasan	Sama dengan Total pembayarani. Sistem Akan memberikan indikator bila terdapat perbedaan.
Lain-lain	Bila Jumlah dibayarkan lebih besar dari total transaksi maka dicatat sebagai pembayaran dimuka

Keterangan Total pengeluaran dicatat oleh sistem ke dalam 2 bagian yaitu Total pelunasan dan Lebih Bayar. Bila ternyata bukan lebih bayar maka dilakukan koreksi melalui ayat jurnal penyesuaian.

contoh formulir elektornik, dimana pada formulir tersebut dilengkapi dengan buku utang. Bila pengeluaran kas berasal dari utang dagang secara langsung menunjukan transaksi yang dibayar sehingga transaksi tersebut tidak muncul lagi dalam buku utang.

Proses Verifikasi akan selesai bersamaan dengan pemasukan data.

Print Out dari formulir ini berupa voucher pengeluaran kas dan laporan pengeluaran periodik. Voucher pengeluaran kas diterbitkan dan harus ditandatangani oleh petugas yang berwenang dan yang menerima pembayaran.

Laporan pengeluaran harian di print-out bersama dengan voucher serta dilampirkan dokumen pendukung diserahkan ke bagian buku besar paling lambat 1 x 24 Jam

Bagian akuntansi tinggal memvalidasi data yang sudah tersedia pada sistem komputer dengan dokumen pendukung transaksi terkait

Setelah melakukan validasi selanjutnya bagian akuntansi memilih menu posting untuk mencatat transaksi tersebut ke buku Buku Besar

Hanya transaksi yang telah jatuh tempo diposting ke buku besar.

Transaksi yang telah diposting secara automatis menjadi Read Only.